L'organisation d'un événement de grande envergure est une tâche complexe, qui nécessite de garder sous contrôle de nombreux éléments différents. Le succès d'un grand événement est déterminé autant par les éléments principaux (le lieu, la restauration, les invités) que par les plus petits détails qui peuvent être utilisés pour donner une personnalité distincte au design ou à la communication. Dans certains cas, il est essentiel d'utiliser au mieux la technologie, tandis que dans d'autres, il sera nécessaire de laisser prévaloir l'aspect de l'interaction humaine.
Pour trouver le bon équilibre, il faut de l'expérience, un sens pratique et, surtout, une bonne équipe au sein de laquelle répartir les tâches afin de maximiser le résultat dans chaque domaine. Pour vous aider à organiser votre travail, nous avons préparé une liste, mais il ne s'agit pas de la liste habituelle de conseils : nous l'avons construite étape par étape en nous basant sur un événement réel.
L'événement en question était la réunion annuelle que l'entreprise organise pour les employés, les directeurs de succursales et les directeurs. Avec une affluence attendue de 600 personnes, l'événement a nécessité une organisation complexe à plusieurs niveaux. Voici un aperçu de la manière de faire fonctionner une machine aussi complexe et articulée. Le secret le plus important que nous vous dévoilons tout de suite : mettre l'expérience client au centre.
Accréditation : raccourcir le temps avec une application
Un bon organisateur d'événements doit se mettre à la place des invités. Pour ceux qui assistent à un événement, il n'y a rien de plus frustrant que de devoir supporter une file d'attente interminable pour obtenir une accréditation et entrer. Ignorer cet aspect, c'est garantir que nos invités affronteront l'événement en partant du mauvais pied, surtout si la procédure est rendue encore plus compliquée par la nécessité d'imprimer des feuilles et de produire des documents comme si vous étiez à l'enregistrement de l'aéroport.
La technologie nous offre aujourd'hui de nombreuses options valables et, dans ce cas, nous avons choisi l'une des plus simples et des plus efficaces. Les invités ont reçu un courriel avant l'événement, les invitant à télécharger l'application. En s'inscrivant en ligne, chacun a reçu un code QR nécessaire pour accéder à la zone de l'événement, ainsi qu'une série d'autres informations utiles.
C'est un excellent moyen de gérer le processus d'accréditation : non seulement il accélère le processus en éliminant la nécessité d'imprimer des formulaires et de faire la queue, mais il crée également une communication avec les participants avant l'événement lui-même et peut être personnalisé pour fournir un contenu qui ajoute de la valeur à l'expérience. Cette solution nous a permis de réduire les délais d'accréditation de 50% par rapport aux procédures traditionnelles.
Localisation : accueil des clients et mise en valeur de la marque
Lorsque vous créez un événement pour 600 personnes, le choix du lieu se restreint automatiquement : dans chaque ville, il existe un nombre limité d'endroits qui peuvent accueillir en toute sécurité un événement de cette taille, mais vous devez tout de même essayer de choisir un lieu qui reflète autant que possible les valeurs de la marque. Nous avons choisi le Pala Volley à Monza, qui se prêtait parfaitement à nos besoins.
Tout d'abord, il s'agissait d'une structure suffisamment grande pour accueillir à la fois les invités et le personnel, ainsi que les stands que le client avait demandés. Chaque domaine d'intérêt lié à la marque, en effet, devait être représenté par son propre stand, de manière à stimuler la discussion et l'analyse approfondie de tous les aspects des activités de la marque. Ce type de besoin est courant dans les événements annuels, qui visent à faire le point sur la situation de l'identité de l'entreprise.
C'est pourquoi il était essentiel de donner à chaque stand l'espace et l'importance qu'il mérite, en veillant à ce que l'expérience globale de l'utilisateur reste simple et agréable, en évitant l'encombrement de l'espace et en mettant en valeur le design des installations. Le Pala Volley, évidemment, était particulièrement adapté à cet événement spécifique aussi parce que, étant une salle de sport, il est naturellement proche des valeurs de la marque en question.
Intervenant : les bonnes personnes, au bon moment
Lorsque vous organisez un événement d'entreprise, l'orateur que vous choisissez d'accueillir est un peu la rock star du jour. Pour choisir le bon orateur, il est important d'être clair sur les objectifs - ce qui, bien sûr, est avant tout l'affaire du client qui, en fait, dans ce cas, s'est chargé de choisir l'invité central de la journée. Quels sont les sujets à couvrir ? Qui est le public ? Quel type de message doit-on faire passer ? Pourquoi ce sujet spécifique a-t-il été choisi ? Et, surtout, qui sont les personnages clés de ce secteur ? Qui est capable d'en parler avec compétence et de manière attrayante ? Les thèmes des discours d'ouverture de l'événement étaient liés au marketing, en particulier à l'avenir du marketing dans le troisième millénaire.
Restauration et écologie
Le service de restauration, nous l'avons dit à maintes reprises, est l'un des moments que les participants aux événements attendent le plus - qu'ils veuillent bien l'admettre ou non. La restauration ne doit pas seulement être savoureuse, mais aussi avoir du style, être calibrée à l'esprit de l'événement, conçue pour impliquer et, éventuellement, avoir une touche d'originalité. C'est pourquoi nous avons pensé aux lunchboxes de la marque en question, modulaires, parfaites pour la philosophie pratique et le design élégant et fonctionnel qui sont typiques de la marque.
À l'intérieur, bien sûr, il y avait toute la qualité des traiteurs de confiance auxquels nous avons toujours fait appel, pour garantir le meilleur goût et l'authenticité des ingrédients. Il existe cependant un autre aspect de la restauration : de tous les éléments d'un événement, c'est celui qui génère le plus de déchets et l'écologie, de nos jours, n'est pas une question qu'un organisateur d'événements sérieux peut se permettre d'ignorer. C'est pourquoi il est nécessaire de prévoir et de prévenir le gaspillage, surtout lorsque vous vous retrouvez à gérer un événement avec des centaines de participants. Dans ce cas, nous avons prévu des stations de collecte séparées, précisément pour minimiser l'impact environnemental de l'événement et des déchets qui y sont liés.
Conclusions : comment comprendre si un événement est réussi ?
C'est le type d'événement le plus gratifiant pour un organisateur : celui qui nous donne l'occasion de gérer tous les aspects du projet, avec une vision globale. Bien qu'il soit possible d'obtenir d'excellents résultats en confiant la responsabilité de chaque aspect de l'événement à un opérateur différent, la coordination centrale de l'ensemble de l'organisation permet toujours d'obtenir un plus grand niveau d'harmonie et de cohérence interne. Tout cela, bien sûr, se reflète positivement sur le succès final de l'événement qui, dans ce cas précis, a été un succès absolu et nous a garanti le résultat le plus important pour nous : la satisfaction du client.